SPLOŠNI POGOJI UPORABE SISTEMA LoPolis PRO ZA STARŠE

1. 1. UVODNE DOLOČBE
1. 1. člen

(1) Splošni pogoji uporabe sistema LoPolis PRO družbe LOGOS.SI d.o.o. (v nadaljevanju: splošni pogoji) opredeljujejo pogoje uporabe sistema LoPolis PRO za starše, naročnike nadstandardne storitve sistema LoPolis PRO, ki omogoča enostavno elektronsko komunikacijo staršev s šolo in je staršem na voljo, kadar sistem LoPolis PRO uporablja osnovna šola, srednja šola ali gimnazija, ki jo obiskuje njihov otrok.

(2) V okviru sistema LoPolis PRO sta staršem na voljo osnovna (brezplačna) in nadstandardna (plačljiva) storitev.

(3) Splošni pogoji imajo značaj pogodbe in so vsebina pogodbenega razmerja. Starši se z njimi seznanijo in jih sprejmejo ob naročilu na nadstandardno (plačljivo) storitev.

(4) Pri naročilu na osnovno (brezplačno) storitev starši potrdijo (le) seznanjenost z informacijami o obdelavi njihovih osebnih podatkov in osebnih podatkov njihovih otrok, ki je potrebna za izvajanje storitve. Informacije o obdelavi osebnih podatkov so staršem na voljo ob naročilu storitve, vselej pa so dostopne na povezavi:https://www.lopolispro.si/varstvo-osebnih-podatkov. Starši se lahko z njimi seznanijo tudi v teh splošnih pogojih, točkah 3 in 4 – v delu, ki se nanaša na osnovno storitev.

(5) LOGOS.SI storitev izvaja za osnovne šole, srednje šole in gimnazije in pri obdelavi osebnih podatkov staršev in otrok vsmislu določb Splošne uredbe o varstvu podatkov nastopa v vlogi obdelovalca osebnih podatkov, z izjemo osebnih podatkov, ki jih LOGOS.SI obdeluje v svojem imenu in za svoj račun (kot upravljavec osebnih podatkov) izključno v povezavi s plačili staršev za nadstandardno storitev.

(6) Starši lahko informacije o otroku brezplačno prejmejo na šoli, ki jo otrok obiskuje, prek drugih načinov, ki jih zagotavlja šola (npr. govorilne ure, roditeljski sestanki, elektronska pošta, telefonski klic, v času razpisanih in razpoložljivih uradnih ur).

(7) Ti splošni pogoji so staršem na voljo ob naročilu na nadstandardno storitev, objavljeni so tudi na povezavi: https://www.lopolispro.si/splosni-pogoji in so na voljo tudi v fizični obliki na sedežu LOGOS.SI.

1. 2. člen

Izraz »starši« se v teh splošnih pogojih uporablja za starše otroka, njegove skrbnike in druge otrokove zakonite zastopnike. Za njih se v teh splošnih pogojih včasih uporablja tudi izraz »naročnik« ali »uporabnik«. Izraz »šola« pa se uporablja za osnovno, srednjo šolo ali gimnazijo, ki jo otrok obiskuje in omogoča staršem tudi komunikacijo prek sistema LoPolis PRO – osnovno in/ali nadstandardno storitev za starše.

Osebni podatki so podatki, kot jih opredeljuje Splošna uredba o varstvu podatkov. Definicije izrazov iz Splošne uredbe o varstvu podatkov se uporabljajo tudi v zvezi z vsemi drugimi pojmi, ki so uporabljeni v teh splošnih pogojih v povezavi z obdelavo osebnih podatkov.

1. 2. VRSTA STORITEV ZA STARŠE
2. 1. člen

1. Osnovna (za starše brezplačna) storitev LoPolis START za starše:
• Osnovna storitev staršem omogoča omogoča osnovne storitve elektronske komunikacije, vključno z izmenjavo sporočil, odjavo in prijavo prehrane ter vpogledom v urnik in šolske dogodke.

1. Nadstandardna (za starše plačljiva) storitev LoPolis PRO za starše omogoča:

• Nadstandardna storitev za starše poleg osnovnih storitev staršem omogoča tudi pregled in obveščanje o ocenah, izostankih, pohvalah in potrebnih izboljšavah ter napovedanih preverjanjih in ocenjevanjih znanja. Omogoča pa tudi vpogled v domače naloge.

3. NAROČILO STORITVE

4. člen

(1) Starši se na storitev (osnovno ali nadstandardno) naročijo z oddajo naročila na spletni strani šole ali prek povezave, ki jo zainteresiranim staršem posreduje šola. Ob naročilu storitve posredujejo naslednje osebne podatke:

- ime in priimek starša,

- mobilna telefonska številka,

- e-mail naslov,

- ime in priimek otroka, razred in oddelek ter šola, ki jo obiskuje.

(2) Starši, ki naročijo nadstandardno storitev ob plačilu po predračunu posredujejo poleg podatkov iz prejšnjega odstavka tudi podatke o naslovu prebivališča in številki TRR.

5. člen

(1) Starši se ob naročilu storitve registrirajo v sistem LoPolis PRO, pri čemer LOGOS.SI za šole zagotavlja tudi preverjanje istovetnosti uporabnikov (ob vsakokratni prijavi pa avtentikacijo), za zmanjšanje tveganja posredovanja osebnih podatkov otrok nepooblaščenim osebam.

(2) Starši sami izberejo uporabniško ime in določijo geslo za dostop do izbrane oblike storitve in so odgovorni za njegovo hrambo ter eventualno nepooblaščeno uporabo.

(3) LOGOS.SI ni odgovoren za kakršnekoli posledice, do katerih bi prišlo zaradi uporabe uporabniškega imena in gesla starša s strani nepooblaščene osebe. Prav tako LOGOS.SI ni odgovoren za škodo, ki bi lahko nastala staršu, otroku ali tretji osebi zaradi neupravičenega razkritja podatkov drugemu staršu ali tretji osebi zaradi napačno navedenih kontaktnih podatkov (napačno vpisan elektronski naslov ali telefonska številka). Napačno vpisane podatke bo LOGOS.SI izbrisal oziroma popravil takoj, ko bo o tem obveščen s strani upravljavca podatkov (šole).

6. člen

(1) Ob naročilu nadstandardne storitve se s sprejemom teh splošnih pogojev starši zavežejo k plačilu storitve neposredno družbi LOGOS.SI. S plačilom nadstandardne storitve se krijejo stroški elektronske komunikacije (sms, mms, e-pošta).

(2) Naročilo staršev na nadstandardno storitev velja od datuma oddaje naročila (datuma sprejema teh splošnih pogojev) pa najdlje do konca otrokovega obiskovanja šole oziroma do odpovedioziroma preklica naročila na storitev, ki jo lahko starši podajo kadarkoli.

(3) Uporaba nadstandardne storitve se staršem omogoči pod pogojem vnaprejšnjega plačila letne cene storitve - letnega stroška komunikacije, razen če družba LOGOS.SI staršem izrecno omogoča drugačen način oziroma drugačno dinamiko plačila. V tem primeru šteje, da je starš od naročila odstopil oziroma ga je preklical, če tudi po opominjanju (po izteku postavljenega roka za plačilo po opominu) cena storitve ni poravnana.

7. člen

(1) Nemoteno delovanje storitve LoPolis PRO za starše je odvisno od šole, ki jo otrok obiskuje, oziroma od njenih strokovnih delavcev, ki morajo za ažurno in pravilno delovanje storitve redno in pravilno vpisovati podatke v informacijski sistem LoPolis PRO. LOGOS.SI v nobenem primeru ne prevzema nikakršne odgovornosti ali jamstva za izpolnjevanje obveznosti šole oziroma njenih strokovnih delavcev, ki so pri svojem delu avtonomni.

(2) V primeru izgube telefona ali menjave katerekoli telefonske številke ali elektronskega naslova, navedenega ob prijavi - naročilu, so starši dolžni nemudoma obvestiti šolo, ki jo otrok obiskuje, lahko neposredno ali prek družbe LOGOS.SI, na e-naslov: starsi@logos.si .

(3) Šola in LOGOS.SI ne prevzemata nobene odgovornosti za morebitno škodo, ki bi otroku ali staršu nastala zaradi razkritja podatkov nepooblaščenim osebam, ki je posledica izgube mobilnega aparata ali menjave mobilne številke ali elektronskega naslova, pred prejemom takšnega obvestila. Za čas prejema obvestila šteje dan in ura prejete elektronske pošte staršev s strani LOGOS.SI. Če je elektronska pošta poslana na dela prost dan, se šteje, da je prispela k družbi LOGOS.SI ob 8.00 na prvi naslednji delovni dan.

(4) Uspešnost komunikacije (njena nemotenost, pravočasnost ipd) prek kratkih SMS sporočil oziroma prek elektronske pošte je odvisna tudi od delovanja mobilnega operaterja in/ali ponudnika elektronske pošte, ki staršem zagotavlja storitve elektronske komunikacije, za katerega ne šola ne LOGOS.SI ne prevzemata nobene odgovornosti ali jamstva. Število prejetih SMS/email/sporočil preko sistema LoPolis PRO ni omejeno.

8. člen

(1) Šola in/ali LOGOS.SI ne vodita arhiva poslanih sporočil.

(2) Vsa avtomatična SMS sporočila oziroma sporočila po e-pošti so vključena v strošek komunikacije. Povratno SMS lahko staršem po veljavnem ceniku zaračuna njihov mobilni operater.

(3) Na sporočila ali klice, ki jih starši pošljejo kot odgovor na avtomatizirano generirano sporočilo, ne šola ne LOGOS.SI ne odgovarjata. Vprašanja v zvezi s storitvijo lahko starši naslavljajo naelektronski naslov starsi@logos.si .

(4) Ponudnik za posredovanje SMS sporočil je družba Telekom Slovenije, Cigaletova 15, 1000 Ljubljana, katere splošni pogoji za uporabo elektronskih komunikacijskih storitev smiselno veljajo za uporabo nadstandardne storitve.

(5) V primeru, da sporočilo ni dostavljeno staršem, ker imajo izklopljen mobilni telefonski aparat ali poln predal za sporočila ali se nahajajo na območju, kjer ni signala ali njihov mobilni telefonski aparat ne omogoča prejemanja poslane vrste sporočila ali nimajo vklopljene storitve za prejemanje poslane vrste sporočila ali zaradi drugih podobnih okoliščin, šteje, da je bilo dohodno sporočilo posredovano, družba Telekom Slovenije pa si bo prizadevala dostaviti sporočilo še ves čas veljavnosti sporočila (72 ur, razen če je ponudnik zahteval oziroma določil krajše obdobje veljavnosti sporočila). 

(6) Z oddajo naročila starši sprejemajo možnost, da se sporočila, ki vsebujejo šumnike, ne bodo dostavila v pravilni obliki.

9. člen

(1) Za čas, ko bi starši ne mogli prejemati SMS/email sporočil, je LOGOS.SI dolžan vrniti sorazmerni delež cene storitve le, če je nezmožnost prejemanja sporočil posledica opustitev ali drugačnega zakrivljenega ravnanja LOGOS.SI in je taka nemožnost uporabe storitve trajala več kot 30 zaporednih dni. Dodatni pogoj za vračilo je, da je šola v tem obdobju dejansko zabeležila dogodke, o katerih bi morali biti starši obveščeni preko avtomatičnih SMS/email sporočil. Sorazmernega dela cene storitve LOGOS.SI ni dolžna povrniti, če je nemožnost prejemanja sporočil posledica višje sile.

(2) Morebitna daljša odsotnost otroka od pouka ni razlog za vračilo cene storitve ali dela cene storitve.

(3) Starši kot uporabniki niso upravičeni in se odpovedujejo uveljavljanju kakršnekoli odškodnine ali vlaganju drugih tožbenih zahtevkov zoper LOGOS.SI zaradi škode, ki bi jo utrpeli zaradi uporabe storitve komunikacije ali zaradi njenega nedelovanja ali napačnega delovanja.

4 OBDELAVAOSEBNIHPODATKOV

10. člen

(1) Storitev LoPolis PRO za starše (tako osnovno kot nadstandardno) omogočajo šole, ki so v smislu predpisov s področja varstva osebnih podatkov upravljavci osebnih podatkov otrok in staršev. LOGOS.SI storitev izvaja v njihovem imenu, kot obdelovalec. Starši lahko izbirajo med osnovno (brezplačno) in nadstandardno storitvijo (katere ceno plačajo neposredno družbi LOGOS.SI). LOGOS.SI je upravljavec osebnih podatkov staršev in otrok, ki so potrebni za zaračunavanje in eventualno prisilno izterjavo cene nadstandardne storitve.

(2) Za namen izvajanje osnovne storitve se obdelujejo naslednji osebni podatki:

- ime in priimek otroka,

- oddelek ter šola, ki jo obiskuje,

- drugi podatki otroka, ki so pomembni za dnevno delo v šoli in jih šoli sporočijo starši (odsotnost, odpoved obrokov, ipd.),

- ime in priimek starša, elektronski naslov starša in/ali telefonska številka.

(2) Za namen izvajanje nadstandardne storitve se obdelujejo naslednji osebni podatki:

- ime in priimek otroka,

- oddelek ter šola, ki jo obiskuje,

- podatki za plačilo,

- drugi podatki otroka, ki jih preko storitve starši spremljajo (ocene, izostanke, pohvale izboljšave, preverjanja, ocenjevanja in domače naloge),

- drugi podatki otroka, ki so pomembni za dnevno delo v šoli in jih šoli sporočijo starši (odsotnost, odpoved obrokov, morebitne začasne posebnosti pri delu z otrokom po različnih poškodbah, prebolelih boleznih, cepljenjih ipd),

- ime in priimek starša, elektronski naslov starša in/ali telefonska številka.

11. člen

(1) LOGOS.SI osebne podatke staršev in osebne podatke otrok oz. učencev in dijakov obdeluje skladno z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov, ZVOP-2 in področnih predpisov s področja varstva osebnih podatkov v Republiki Sloveniji.

(2) Glede vprašanj obdelave osebnih podatkov pri izvajanju osnovne in nadstandardne storitve LOGOS.SI deluje v imenu in za račun posamezne šole, ki se je odločila ponuditi te storitve staršem, pri nadstandardni storitvi tako, da zagotavlja komunikacijo med naročniki storitve in šolo. Podatki o tem, kdo je naročnik storitve in seveda vsi podatki, ki se posredujejo iz zbirk, ki jih po predpisih ali na podlagi privolitve oziroma na drugi veljavni pravni podlagi vodijo šole, so podatki posameznih šol. LOGOS.SI v tem delu ravna kot obdelovalec v skladu s pogodbo s šolami, vključno z dogovorom o obdelavi osebnih podatkov, kot je zahtevan po 28. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

(3) Aktivnosti v okviru zagotavljanja komunikacije pri osnovni in nadstandardni storitvi vključujejo:

• Aktivacijo izbranega načina komunikacije;
• Posredovanje začetnega uporabniškega imena in gesla za prijavo v spletno in mobilno aplikacijo.
• Posredovanje povezave za nastavitev novega gesla v primeru pozabljenega gesla.
• Zagotavljanje varne prijave v spletni portal oziroma v mobilno aplikacijo.
• Izvajanje drugih ukrepov za varnost podatkov.
• Pošiljanje obvestil prek avtomatičnih SMS/email sporočil o spremembah, novostih in drugih pomembnih informacijah glede storitve.
• Splošno in tehnično podporo pri uporabi storitve na zahtevo staršev.
• Pomoč šoli pri uresničevanja pravic ter dajanje informacij v zvezi z osebnimi podatki v primeru zahtevka posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

(4) Pri zgornjih aktivnostih se obdelujejo naslednji osebni podatki otrok in staršev (glede na funkcionalnost storitve):

- pri osnovni storitvi:

- ime in priimek otroka,

- oddelek ter šola, ki jo obiskuje,

- drugi podatki otroka, ki so pomembni za dnevno delo v šoli in jih šoli sporočijo starši (odsotnost, odpoved obrokov, ipd.),

- ime in priimek starša, elektronski naslov starša in/ali telefonska številka.

- pri nadstandardni storitvi:

- ime in priimek otroka,

- oddelek ter šola, ki jo obiskuje,

- podatki za plačilo,

- drugi podatki otroka, ki jih preko storitve starši spremljajo (ocene, izostanke, pohvale izboljšave, peverjanja, ocenjevanja in domače naloge),

- drugi podatki otroka, ki so pomembni za dnevno delo v šoli in jih šoli sporočijo starši (odsotnost, odpoved obrokov, morebitne začasne posebnosti pri delu z otrokom po različnih poškodbah, prebolelih boleznih, cepljenjih ipd),

- ime in priimek starša, elektronski naslov starša in/ali telefonska številka.

(5) Pravice iz naslova varstva osebnih podatkov starši, učenci in dijaki uveljavljajo na šoli, lahko pa zahtevo pošljejo tudi na e-naslov: starsi@logos.si in jo bo šoli posredoval LOGOS.SI. Takšna zahteva bo najkasneje naslednji dan po prejemu odstopljena šoli, ki jo otrok obiskuje (in je upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo za namen storitve), o čemer bodo starši obveščeni.

12. člen

(1) LOGOS.SI je na drugi strani na podlagi točke b prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov upravljavec osebnih podatkov, ki jih plačniki stroška komunikacije (cene nadstandardne storitve) posredujejo z naročilom storitve (tj. podatkov iz druge alineje četrtega odstavka 12. člena teh splošnih pogojev) in jih sme obdelovati le za namen zaračunavanja, preverjanja plačil, opominjanja, eventualne prisilne izterjave zapadlih neporavnanih obveznosti, zagotavljanja revizijske sledi ter reševanja reklamacij v zvezi s plačilom. 

(2) Podatke v zvezi s plačili (zaračunavanjem) LOGOS.SI hrani še 5 let po izteku naročila, skladno s splošnim zastaralnim rokom iz Obligacijskega zakonika. Če uporabnik ne zagotovi podatkov, zahtevanih na naročilu, storitve ne bo mogel uporabljati.

(3) LOGOS.SI kot upravljavec osebnih podatkov ne obdeluje za namen avtomatiziranega sprejemanja odločitev, ki bi za starše ali otroke imele pravne oziroma pravnim podobne posledice.

(4) Če gre za osebne podatke iz druge alineje četrtega odstavka 12. člena teh splošnih pogojev - osebne podatke v zvezi s plačilom stroška komunikacije, starši (zase in za otroke oziroma polnoletni dijaki sami) pravice iz naslova varstva osebnih podatkov uveljavijo neposredno pri družbi LOGOS.SI, na e-naslovu starsi@logos.si ali na naslovu LOGOS.SI, Ulica Mirka Vadnova 8, 4000 Kranj. Na zahtevo bo LOGOS.SI odgovoril v najkrajšem možnem času, najpozneje pa v roku enega meseca po prejemu zahteve.

(5) LOGOS.SIje imenoval pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov, ki je za dodatne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov dostopna na e-naslovu alenka.jereb@logos.si.

(7) V primeru, da z odgovorom LOGOS.SI ne bi bili zadovoljni, lahko posamezniki vložijo prijavo/pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije:

Informacijski pooblaščenec

Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana

Telefon: 01 230 97 30

E-pošta: gp.ip(at)ip-rs.si

13. člen

(1) LOGOS.SI osebne podatke v obeh svojih vlogah (tako kot obdelovalec kot tudi kot upravljavec) varuje z organizacijskimi in tehničnimi ukrepi, ki zagotavljajo zaupnost, celovitost in razpoložljivost storitve.

(2) Prenos podatkov od strežnikov do uporabnika poteka preko varne HTTPS povezave. Spletna stran: www.lopolispro.si, je zavarovana s SSL certifikatom najvišje kakovosti s TLS enkripcijo.

(3) Strežniška infrastruktura se nahaja v modernem podatkovnem centru, ki po opremljenosti, varnosti in zanesljivosti predstavlja sam vrh ponudbe.

(4) Vsi strežniki in podatki, ki se obdelujejo pri zagotavljanju storitve, se nahajajo na strežnikih, ki so locirani v Sloveniji in se ne iznašajo v druge države.

(5) Strežniška infrastruktura je postavljena reduntantno in omogoča nemoteno delovanje v primeru izpada električnih, internetnih ali klimatskih povezav.

(6) Podatki se hkrati shranjujejo na več strežnikov in podatkovnih nosilcev, zagotovljeno je redno varnostno kopiranje vseh podatkovnih baz in njihova varna hramba, ter varno brisanje po izteku rokov hrambe - zastaralnih rokov po splošnih pravilih civilnega prava.

(7) Strežniško infrastrukturo vzdržujejo certificirani sistemski skrbniki (vzpostavljen in certificiran sistem po mednarodnem standardu za informacijsko varnost ISO/IEC 27001:2013), ki se vseskozi izobražujejo, sledijo tehnološkim in varnostnim standardom ter razpolagajo s širokim naborom sistemskih znanj.

14. člen

(1) Za varnost lastnih prijavnih podatkov in naprav za dostopanje in uporabo storitve so starši -uporabniki odgovorni sami. LOGOS.SI si prizadeva zagotavljati najvišjo raven varnosti z različnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, vendar 100% varnosti ne more zagotoviti, ker je le-ta odvisna od končnega uporabnika.

(2) Lastne dostopne podatke (uporabniško ime in geslo) in naprave, s katerimi starši uporabljajo storitve, morajo sami varovati pred nepooblaščenimi osebami in razkritjem nepoklicanim.

5. VELJAVNOST SPLOŠNIH POGOJEV ZA STARŠE

(1) Ti splošni pogoji se lahko kadarkoli spremenijo, o čemer so starši (uporabniki) obveščen preko SMS ali elektronskega sporočila, oziroma na drug primeren način. Starši - naročniki lahko v 8 dneh od poslanega obvestila odstopijo od naročila oziroma ga prekličejo. V tem primeru jim LOGOS.SI vrne sorazmerni del cene storitve. Če naročnik ne odstopi od naročila, šteje, da sprejema nove splošne pogoje in kasneje od naročila ne more več odstopiti iz razloga sprememb splošnih pogojev ter zahtevati vračila sorazmernega dela cene storitve.

(2) Spremenjeni splošni pogoji začnejo veljati 15. dan po objavi na spletnem mestu https://www.lopolispro.si/splosni-pogoji in so s tem dnem za naročnike (uporabnike) zavezujoči.

(3) Za reševanje vseh sporov v zvezi s storitvijo je stvarno pristojno sodišče glede na sedež LOGOS.SI.

Ti splošni pogoji veljajo od 5.8.2024.

Kranj, 4.8.2024 LOGOS.SI d.o.o.

Jana Sirc, prokuristka